5วิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลาของคุณ

1.จัดลำดับความสำคัญของงาน: ระบุว่างานใดที่สำคัญที่สุดและเร่งด่วนที่สุด จากนั้นจัดสรรเวลาของคุณตามนั้น ใช้เทคนิคเช่นเมทริกซ์ด่วน/สำคัญของไอเซนฮาวร์เพื่อแยกแยะระหว่างงานที่มีทั้งเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ มุ่งเน้นไปที่งานที่อยู่ในหมวดหมู่ที่สำคัญ โดยเฉพาะงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวของคุณ

2.ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน: การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและบรรลุได้จะเป็นแนวทางและช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญที่สุด แบ่งเป้าหมายใหญ่ๆ ออกเป็นงานย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้ และกำหนดกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละงาน ทบทวนเป้าหมายของคุณเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมาถูกทางและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

3.ใช้เครื่องมือการจัดการเวลา: ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือต่างๆ เช่น ปฏิทิน นักวางแผน แอปการจัดการงาน และซอฟต์แวร์การติดตามเวลา เพื่อจัดระเบียบกำหนดการและติดตามความมุ่งมั่นของคุณ ใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อกำหนดเวลางาน ตั้งการแจ้งเตือน และจัดสรรเวลาสำหรับกิจกรรมที่สำคัญ ทดลองใช้เครื่องมือต่างๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

4.ฝึกฝนการบล็อกเวลา: จัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับกิจกรรมต่างๆ ตลอดทั้งวัน อุทิศช่วงเวลาสำหรับงานที่มุ่งเน้น การประชุม การพัก และกิจกรรมส่วนตัว ด้วยการกำหนดช่วงเวลาเฉพาะให้กับงานหรือกิจกรรมแต่ละรายการ คุณสามารถรักษาสมาธิและหลีกเลี่ยงการรบกวนสมาธิได้

5.เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ: ตระหนักถึงขีดจำกัดของคุณและหลีกเลี่ยงการผูกมัดตัวเองมากเกินไป เลือกสรรเกี่ยวกับงานและกิจกรรมที่คุณทำ และอย่าลังเลที่จะปฏิเสธคำขอที่ไม่สอดคล้องกับลำดับความสำคัญหรือเป้าหมายของคุณ การปฏิเสธเมื่อจำเป็นจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของเวลาและพลังงานให้กับงานที่สำคัญที่สุดได้

ด้วยการนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้ คุณสามารถเพิ่มทักษะการบริหารเวลา และเพิ่มผลผลิตและประสิทธิผลทั้งในด้านอาชีพและส่วนตัว

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการบรรลุความสำเร็จทั้งในการทำงานและชีวิตส่วนตัว ต่อไปนี้เป็นเทคนิคการบริหารเวลา 7 เทคนิคนี้ที่สามารถช่วยให้คุณประสบความสำเร็จมากขึ้นและรักษาสมดุลระหว่างงานกับด้านอื่น ๆ ในชีวิตของคุณ

1.จัดลำดับความสำคัญของงาน ระบุงานที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำให้เสร็จในแต่ละวันและมุ่งเน้นไปที่งานเหล่านั้นก่อน ใช้เทคนิคเช่น Eisenhower Matrix เพื่อจัดหมวดหมู่งานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ช่วยให้คุณสามารถจัดสรรเวลาและพลังงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน กำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้สำหรับวัตถุประสงค์ทั้งระยะสั้นและระยะยาว แบ่งเป้าหมายใหญ่ๆ ออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ ที่นำไปปฏิบัติได้ และกำหนดเส้นตายเพื่อให้ตัวเองรับผิดชอบ ทบทวนความก้าวหน้าของคุณเป็นประจำและปรับเป้าหมายตามความจำเป็น

3.สร้างตารางเวลา จัดทำตารางเวลารายวันหรือรายสัปดาห์ซึ่งรวมถึงช่วงเวลาเฉพาะสำหรับกิจกรรมต่างๆ เช่น งานทำงาน ธุระส่วนตัว การออกกำลังกาย และการพักผ่อน ยึดติดกับตารางเวลาของคุณให้มากที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลากับกิจกรรมที่ไม่เกิดผล

4.ลดสิ่งรบกวนสมาธิ ระบุสิ่งรบกวนสมาธิทั่วไปที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เช่น โซเชียลมีเดีย การแจ้งเตือนทางอีเมล หรือสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดัง และดำเนินการเพื่อลดสิ่งเหล่านั้นให้เหลือน้อยที่สุด พิจารณาใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหรือเทคนิค เช่น เทคนิค Pomodoro เพื่อให้มีสมาธิและหลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

5.มอบหมายงาน เรียนรู้ที่จะมอบหมายงานให้กับผู้อื่นเมื่อเป็นไปได้ โดยเฉพาะงานที่ไม่ได้อยู่ในความสามารถหลักของคุณหรือบุคคลอื่นสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การมอบหมายความรับผิดชอบช่วยให้คุณมีเวลาว่างสำหรับงานที่สำคัญกว่า และลดความเสี่ยงของความเหนื่อยหน่าย

6.การบล็อคเวลาฝึกซ้อม จัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานหรือกิจกรรมประเภทต่างๆ ตลอดทั้งวัน ด้วยการทุ่มเทเวลาอย่างต่อเนื่องเพื่อมุ่งความสนใจไปที่งานเฉพาะเจาะจง คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิได้ อย่าลืมรวมช่วงเวลาสำหรับการพักและการผ่อนคลายเพื่อรักษาสมดุลและป้องกันความเหนื่อยล้า

7.ทบทวนและปรับเปลี่ยน ทบทวนกลยุทธ์การบริหารเวลาของคุณเป็นประจำเพื่อระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและปรับแนวทางของคุณให้เหมาะสม ไตร่ตรองว่าสิ่งใดใช้ได้ผลดีและสิ่งใดใช้ไม่ได้ผล และเต็มใจที่จะทดลองใช้เทคนิคหรือเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความเป็นอยู่โดยรวมของคุณ

ด้วยการใช้เทคนิคการบริหารเวลาเหล่านี้ในกิจวัตรประจำวันของคุณ คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ลดความเครียด และสร้างเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งที่สำคัญที่สุดทั้งในการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ

ทุกคนรู้ว่าเวลาเป็นทรัพย์สินที่สำคัญ เมื่อเวลาคือทุนอย่างหนึ่ง การปล่อยเวลาให้เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ก็เท่ากับสูญเสียเงินไปนั่นเอง การทำงานอย่างมืออาชีพไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานหรืออยู่ในฐานะเจ้าของธุรกิจก็ตาม ถ้าสามารถจัดการบริหารเวลาอย่างชาญฉลาด โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นธุรกิจจะเกิดประโยชน์มาก เช่น ตั้งใจทำงานให้เสร็จเร็วเพื่อที่จะมีเวลาไปแสวงหาความรู้เกี่ยวกับการลงทุนและพัฒนาการเงินให้ดีขึ้น คนที่บริหารเวลาได้ดีจะมีผลตอบแทนที่ดีในระยะยาว เรียกว่าคุ้มยิ่งกว่าคุ้ม

มาดูกันว่า 4 ทักษะการบริหารเวลาอย่างมืออาชีพทำได้อย่างไรบ้าง

1.เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบวันและเวลา บันทึกว่าใช้เวลาแต่ละวันไปอย่างไร กิจกรรมแต่ละอย่างใช้เวลาเท่าไร เมื่อเห็นว่าวันหนึ่งเสียเวลาเปล่าประโยชน์ไปกับอะไรบ้าง จากนั้นคุณต้องตั้งใจแน่วแน่กับสิ่งที่ทำและใช้เวลาทุกนาทีอย่างคุ้มค่า หากคุณยังจับต้นชนปลายไม่ถูกว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ลองเริ่มจากการเช็คอีเมลก่อน หากคุณมักจะคอยเช็คอีเมลตลอดทั้งวัน ไม่เพียงเสียเวลาอย่างเดียว แต่ยังทำให้เสียสมาธิ ไม่จดจ่อกับงานที่ทำ ควรวางแผนว่าจะเช็คอีเมลและแชทตอบในช่วงเวลาใดบ้าง ความจริงแล้วคุณสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ทุกที่ เช็คอีเมลในช่วงเดินทางหรือระหว่างรออะไรเป็นเวลานาน เป็นการใช้เวลาได้คุ้มค่าที่สุด

2.โดยปกติการทำงานหลายอย่างพร้อมกันทำให้ขาดโฟกัสและมีโอกาสผิดพลาดง่าย ควรมุ่งเน้นไปที่ภารกิจเดียวและทำตามความสามารถของคุณให้ดีที่สุด แต่เพราะธุรกิจมีองค์ประกอบมากมาย ถ้าไม่ต้องการจ้างคนจำนวนมากมาทำงานแต่ละหน้าที่ ผู้ประกอบการมีทางเลือกคือใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วยประหยัดเวลา ทุกวันนี้มีโปรแกรมมากมายช่วยสร้างระบบทำบัญชีอัตโนมัติ เช่น โปรแกรมขายหน้าร้าน POS ทำงานได้หลายอย่าง ช่วยให้เก็บเงินได้รวดเร็ว เก็บข้อมูลการขาย นับสต๊อกสินค้าคงเหลือ ติดตามความเคลื่อนไหวทางการเงิน คุณสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่ตัวเองทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบเท่านั้น ช่วยให้การทำงานสะดวกสบายยิ่งขึ้น สามารถประหยัดเวลาและลดความเครียดได้ด้วย

3.หลีกเลี่ยงสิ่งที่จะทำให้เสียสมาธิ ดูว่าแต่ละวันมีกิจกรรมอะไรทำให้เสียสมาธิบ้าง นอกจากเช็คอีเมลแล้ว ทุกวันนี้คนส่วนใหญ่ยังเสียเวลาการทำงานไปกับการเล่นเฟซบุ๊ก, โซเชียลมีเดีย และท่องอินเทอร์เน็ต เรื่องเหล่านี้สามารถเช็คนอกเวลางานได้อย่างง่ายดาย หากเป็นไปได้ ควรปิดแชทเฟซบุ๊ก หรือแม้แต่ปิดโทรศัพท์มือถือ เพื่อให้มีสมาธิและทำงานประจำวันให้เสร็จอย่างรวดเร็ว

4.จัดลำดับความสำคัญสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จก่อน โดยตัดสินใจว่าอะไรที่สำคัญเป็นอันดับแรก อะไรที่ต้องทำอย่างเร่งด่วนแล้วตั้งใจทำภารกิจนั้นให้สำเร็จก่อน นักธุรกิจควรมุ่งเน้นไปในสิ่งที่สร้างรายได้และผลตอบแทนเป็นหลัก ขจัดงานที่ไม่ก่อให้เกิดผลตอบแทนออกไปจะช่วยให้ทำงานเร็วและเพิ่มผลลัพธ์ความสำเร็จมากขึ้น

การวางแผนตารางเวลามีความสำคัญทั้งเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวเพื่อให้ทำงานสำเร็จไปทีละอย่างได้อย่างเหมาะสม ทำให้สามารถจัดการบริหารเวลาได้ดีขึ้นด้วย

หน้าที่การงานของแต่ละคนมักมีความยุ่งเหยิงวุ่นวาย ยิ่งเป็นผู้ที่มีหน้าที่การงานใหญ่โต หรือประกอบธุรกิจเป็นของตนเอง หน้าที่การงานเหล่านี้ก็ยิ่งมีรายละเอียดวุ่นวายมากขึ้นไปด้วย จำเป็นต้องอาศัยวิธีการบริหารเวลาที่ดี เพื่อให้สามารถรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ในชีวิตให้มีประสิทธิภาพ โดยมีหลักการบริหารเวลาดังต่อไปนี้
การวางแผนงานในแต่ละวัน การวางแผนงานจะช่วยให้คุณรู้ว่าในแต่ละวันมีหน้าที่การงานใดบ้างที่จะต้องทำให้สำเร็จในชีวิต ในวันนั้น ๆ มีงานด่วนที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จก่อนหรือไม่ ยิ่งในกรณีที่มีหน้าการงานหลายด้าน การวางแผนที่ดีจะช่วยให้ทราบว่าต้องจัดสรรเวลาอย่างไรให้เกิดความสำเร็จอีกด้วย

เผื่อเวลาสำหรับงานด่วนเอาไว้บ้าง ในบางกรณีแม้ว่าจะวางแผนงานเอาไว้เป็นอย่างดีแล้ว แต่ก็มีโอกาสที่จะมีงานด่วนเข้ามาแทรกในระหว่างวันได้ ดังนั้นการวางแผนงานจึงควรเผื่อเวลาสำหรับงานด่วนเอาไว้บ้าง แต่หากเผื่อแล้วไม่ได้ใช้ก็สามารถเร่งงานของวันพรุ่งนี้มาทำให้เสร็จเผื่อเอาไว้เลยก็ได้

ทบทวนว่ามีกิจกรรมใด ๆ ที่เกินความจำเป็นหรือไม่ บางครั้งคนเราก็อาจเสียเวลาไปกับกิจกรรมที่ไม่จำเป็นได้ ดังนั้นเมื่อสิ้นสุดเวลาทำงานในแต่ละวันควรพิจารณาทบทวนอีกครั้งว่าในวันนั้น ๆ คุณได้ทำกิจกรรมใด ๆ ที่ไม่จำเป็นแต่เสียเวลาไปมากหรือไม่ เพื่อนำมาปรับให้เหมาะสมกับแผนงานในแต่ละวันอีกครั้ง หรือหาทางรับมือเพื่อลดเวลาในการดำเนินกิจกรรมที่ไม่จำเป็นเหล่านั้น เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเวลานั่นเอง

จัดสรรเวลาในคนสำคัญบ้าง การมุ่งมั่นแต่หน้าที่การงานเพียงอย่างเดียวอาจส่งผลให้หลงลืมคนสำคัญในชีวิตไปเสียบ้าง ไม่ว่าจะเป็นพ่อแม่ คนรัก ลูกหลาน หรือเพื่อนฝูง ซึ่งหากเป็นเช่นนั้นจริง ๆ ย่อมส่งผลให้เกิดความรู้สึกโดดเดี่ยวได้ จึงควรจัดการบริหารเวลาเพื่อคนสำคัญเหล่านี้บ้าง การทำกิจกรรมร่วมกับคนสำคัญยังช่วยบรรเทาความเครียดได้เป็นอย่างดีอีกด้วย

ห้ามนำอารมณ์มาใช้ในการทำงาน การทำงานใด ๆ ก็ตามอย่านำอารมณ์มาเป็นตัวตัดสินพิจารณาให้ความสำคัญ เพราะจะส่งผลให้การบริหารเวลาไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้งานไม่เดินไปในแนวทางที่ดีได้ และอาจกลายเป็นภาวะเครียดสะสมได้อีกด้วย เพราะไม่สามารถระงับอารมณ์และผ่อนคลายความเครียดในระหว่างการทำงานได้

มนุษย์เราทุก ๆ คนล้วนมีเวลาในแต่ละวันเท่า ๆ กัน แต่ความสำเร็จในชีวิตจะเกิดขึ้นได้จริงกับผู้ที่สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะพวกเขาเหล่านั้นสามารถรับมือกับงานหนัก ๆ ได้ดี มีความพร้อมที่จะเกิดความก้าวหน้าในหน้าที่การงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ไม่สิ้นสุด